#29 5S im Büroalltag – ein großer Benefit für alle Mitarbeiter

5S ist längst kein Thema mehr, das ausschließlich mit Werkbank, Halle oder Maschinenumfeld verbunden wird. Auch im Büro zeigt sich immer deutlicher, welchen Unterschied ein strukturierter Arbeitsplatz machen kann. Genau darüber sprechen wir in dieser Folge von QM-Talk gemeinsam mit unserem Gastspeaker Markus Henke – und darüber, wie 5S dabei hilft, den Arbeitsalltag spürbar zu erleichtern und Qualitätsmanagement greifbar zu machen.

Am Anfang steht dabei fast immer Zurückhaltung. Ordnung klingt für viele nach Einschränkung, nach Regeln und nach zusätzlichem Aufwand. Diese Skepsis ist nachvollziehbar – vor allem dann, wenn QM in der Vergangenheit eher als Kontrolle denn als Unterstützung erlebt wurde. Umso wichtiger ist es, Mitarbeitende von Anfang an einzubeziehen und gemeinsam zu überlegen, was wirklich hilft.

In der Folge sprechen wir darüber, wie genau das in der Praxis aussehen kann. Gemeinsam mit den betroffenen Abteilungen wurde hinterfragt, was tatsächlich gebraucht wird, was nur Gewohnheit ist und was man guten Gewissens abschaffen kann. Ein einfaches Beispiel: Jeder Schreibtisch hatte einen eigenen Mülleimer. Das bedeutete zehn Mülleimer, die regelmäßig geleert werden mussten. Die Lösung war schnell gefunden – ein oder zwei zentrale Sammelstellen reichen völlig aus. Weniger Aufwand, weniger Ressourcenverbrauch und ein deutlich aufgeräumteres Gesamtbild.

Besonders deutlich wird der Nutzen von 5S bei Wechselarbeitsplätzen. Wer morgens ins Büro kommt und einen sauberen, vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz vorfindet, startet entspannter in den Tag. Niemand muss suchen, niemand räumt den „Altbestand“ des Vornutzers weg. Genau hier zeigt sich, wie QM wirken kann, wenn es richtig verstanden wird: nicht als zusätzliche Hürde, sondern als Unterstützung für die tägliche Arbeit.

Unser Fazit aus der Folge ist klar: 5S ist kein Selbstzweck und kein Ordnungssystem für die Schublade. Es ist ein Werkzeug des Qualitätsmanagements, das helfen soll, Arbeit einfacher, strukturierter und angenehmer zu machen. Wenn Mitarbeitende diesen Nutzen erleben, entsteht Akzeptanz fast von selbst – und genau das ist die Basis für nachhaltiges QM.

Top-5-Inhalte der Folge

• 5S ist kein reines Produktionsthema, sondern funktioniert auch im Büroalltag.

• Akzeptanz entsteht, wenn Mitarbeitende aktiv in Entscheidungen eingebunden werden.

• Kleine Veränderungen können Abläufe vereinfachen und Ressourcen sparen.

• Aufgeräumte Wechselarbeitsplätze sorgen für einen besseren Start in den Arbeitstag.

• Qualitätsmanagement entfaltet seinen Nutzen dann, wenn es die tägliche Arbeit unterstützt.