#37 Interne Audits, die wirklich etwas bringen:

Interne Audits haben in vielen Unternehmen ein Imageproblem. Einmal im Jahr steht der Termin im Kalender, kurz vorher werden Checklisten hervorgeholt, ein paar Normkapitel durchgearbeitet – und danach ist erst einmal wieder Ruhe. Dabei kann ein internes Audit viel mehr sein als der obligatorische Programmpunkt vor dem nächsten Zertifizierungsaudit.

Für uns beginnt ein gutes internes Audit deshalb schon beim Auditprogramm. Und dabei lohnt es sich, Programm und Plan auseinanderzuhalten: Das Auditprogramm gibt den größeren Rahmen vor – also welche Themen und Prozesse wir wann und mit welchem Schwerpunkt betrachten wollen. Der Auditplan beschreibt dagegen die konkrete Durchführung eines einzelnen Audits. Klingt nach Wortklauberei, macht in der Praxis aber einen deutlichen Unterschied.

Vor allem müssen wir nicht jedes Jahr jeden Prozess mit der gleichen Intensität auditieren. Statt alles in einen einzigen großen Audittag zu pressen, können wir unsere Themen sinnvoll verteilen und Schwerpunkte setzen. Kritische Prozesse, aktuelle Veränderungen, bekannte Schwachstellen oder Bereiche mit höherem Risiko verdienen vielleicht häufiger Aufmerksamkeit. Stabile Prozesse können dagegen auch einmal etwas länger in Ruhe gelassen werden.

Noch spannender wird es, wenn wir uns vom klassischen Denken in Normkapiteln lösen. Statt zu fragen, ob wir heute Kapitel 5, 6 oder 7 „abhaken“, können wir direkt in die Prozesse gehen. Wie funktioniert unser Personalprozess tatsächlich? Wie läuft die Produktion? Funktioniert unser Risikomanagement so, wie wir es vorgesehen haben? Die Anforderungen im Hintergrund verschwinden dadurch nicht – wir ordnen sie lediglich den Prozessen zu. Das macht Audits näher am Arbeitsalltag und häufig auch deutlich ergiebiger.

Damit verändert sich auch die Rolle der Checkliste. Sie kann eine gute Gedankenstütze sein, sollte aber nicht das Gespräch führen. Ein Audit lebt davon, mit Menschen zu sprechen, Abläufe zu verstehen, nachzufragen und auch einmal einem interessanten Punkt zu folgen, der vorher gar nicht auf der Liste stand. Genau dort entstehen oft die Erkenntnisse, die uns wirklich weiterbringen.

Ähnlich pragmatisch dürfen wir bei der Auswahl der Auditorinnen und Auditoren sein. Unabhängigkeit ist wichtig – niemand sollte seine eigene Arbeit bewerten. Gleichzeitig brauchen wir Menschen, die den jeweiligen Prozess verstehen und seine Wirksamkeit überhaupt beurteilen können. Maximale Distanz hilft wenig, wenn dafür das fachliche Verständnis fehlt.

Und wenn im internen Audit etwas auffällt? Umso besser. Ein Audit ohne Findings ist nicht automatisch ein gutes Audit. Entscheidend ist, offen mit Abweichungen und Verbesserungspotenzialen umzugehen, Maßnahmen anzustoßen und später zu prüfen, ob diese tatsächlich im Alltag angekommen sind. Eine Maßnahme ist schließlich nicht deshalb wirksam, weil irgendwo ein Häkchen gesetzt wurde.

So verstanden ist das interne Audit kein Probelauf für die Zertifizierungsstelle und erst recht keine Beschäftigungstherapie fürs QM. Es ist ein Werkzeug, mit dem wir über das Jahr hinweg immer wieder hinschauen können: Funktionieren unsere Prozesse? Passen unsere eigenen Vorgaben noch zur Realität? Und wo können wir besser werden?

Wenn wir Audits so einsetzen, verlieren sie viel von ihrem Pflichttermin-Charakter – und werden zu dem, was sie eigentlich sein sollten: ein ziemlich gutes Werkzeug für die Weiterentwicklung unseres Unternehmens.

Unsere Top 5

1. Ein gutes Auditprogramm muss nicht jedes Jahr gleich aussehen, sondern sollte sich an Prozessen, Veränderungen und Risiken im Unternehmen orientieren.
2. Prozessaudits bringen interne Audits näher an den Arbeitsalltag und ermöglichen mehr Tiefe als das reine Abarbeiten einzelner Normkapitel.
3. Auditchecklisten sind hilfreiche Werkzeuge, sollten aber niemals das Gespräch und den Blick auf die tatsächlichen Abläufe dominieren.
4. Bei internen Auditorinnen und Auditoren braucht es einen sinnvollen Ausgleich zwischen Unabhängigkeit und ausreichendem Prozessverständnis.
5. Findings sind kein Zeichen für ein schlechtes QM-System – entscheidend ist, dass Maßnahmen daraus entstehen und ihre Wirksamkeit später tatsächlich überprüft wird.