In vielen Projekten sehen wir zwei Extreme: Entweder werden zu viele Menschen in Loops und Meetings gezogen, oder es entstehen Wissenslücken, weil klare Wege fehlen. Unser Ansatz ist pragmatisch: Kommunikation selektiv gestalten, Verantwortlichkeiten sauber klären und Tools mit Sinn einsetzen. Pflicht- und optionale Teilnehmende gehören getrennt eingeladen. Einladungen werden angenommen oder abgelehnt –  aus Respekt vor der Zeit aller. Kalender werden gepflegt, Fokusblöcke und Pufferzeiten (fünf bis zehn Minuten) sind Standard. Das reduziert Rückfragen, verhindert Terminketten ohne Luft und hält die Mannschaft arbeitsfähig.

ISO 9001:2015, Kapitel 7.4, verlangt keine Excel-Liste aller Kanäle, sondern gelebte Spielregeln: Wer kommuniziert was, wann, wie, mit wem. Dazu gehört auch, bevorzugte Kanäle zu kennen – Mail, Telefon, Teams oder die verschiedenen Plattformen – und die Belegschaft in diesen Tools einzuweisen. „Standardsoftware“ ist nur Standard, wenn sie verstanden wird.

Mit 7.5, der dokumentierten Information, geht es um Wirksamkeit statt Papierlawine. Nicht alles ist eine gelenkte SOP. Lenkend ist, was Prozesse beschreibt oder Nachweise liefert; das können auch Einträge im ERP, Formulare, Fotos oder Tickets sein. Wir definieren bewusst das notwendige Maß: So viel Vorgabe wie nötig, so viel Freiheit wie möglich. Jede zusätzliche Regel beraubt Flexibilität – und Auditoren prüfen gegen Norm und eigene Vorgaben. Wer sich selbst zu eng bindet, produziert Findings ohne Mehrwert. Praktisch heißt das: sprechende Benennungen statt Kryptocodes, eindeutige IDs dort, wo Word/Excel genutzt wird, und digitale Systeme, die Versionierung, Freigaben und Archiv automatisch sauber abbilden. Wichtig: Vorgängerversionen werden revisionssicher archiviert, damit die Nachvollziehbarkeit über die Zeit gewährleistet bleibt.

Signaturen wählen wir angemessen: intern reichen oft Systemaccounts und Gelesen-Bestätigungen; nach außen differenzieren wir zwischen einfach, fortgeschritten und qualifiziert – je nach Risiko und Rechtsrahmen. Keine JPEG-Unterschriften vom Netzlaufwerk, sondern klare, überprüfbare Verantwortlichkeiten. Und Marketing-Templates oder Ordner-Rücken? In die Ablage, nicht in die Lenkung. Unser Ziel bleibt immer gleich: Ein QM-System, das Tempo macht – weil die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen landen und die Dokumentation Orientierung gibt, statt zu bremsen.

Unsere Top 5

• Wir etablieren Kommunikationsregeln, die Zeit sparen: Pflicht vs. optional, aktive Zu-/Absagen und saubere Kalender.

• Wir nutzen Fokusblöcke und Pufferzeiten, um Meeting-Ketten zu entschärfen und Qualität der Arbeit zu sichern.

• Wir definieren dokumentierte Informationen wirksam: lenken, was Standard ist; Freiräume bewusst zulassen.

• Wir halten Dokumente auffindbar und auditfest: sprechende Benennungen, klare IDs, saubere Versionierung und Archivierung.

• Wir wählen Signaturlevel risikobasiert und digital – nachweisbar statt „Unterschrift.jpeg“.